Eesti e-arved - Kasutusjuhend

Eesti e-arve lahendus võimaldab teil vahetada e-arveid oma äripartneritega.
Eeldusena peate olema sõlminud operaatorlepingu Finbite’ga või Unifiedpost’iga.

Sisukord

• Teenuse seadistamine
• Tööjärjekorra kanded
• Andmevahetustegevuste logi
• E-arvete vastuvõtmine
• E-arvete salvestamine ostuarveks
• E-arvete saatmine
• Põhiandmete saatmine

Teenuse seadistamine

Avage Finbite (Omniva) dokumendivahetusteenuse seadistus või Unifiedpost (FitekIn) dokumendivahetusteenuse seadistus ning seadistage järgnevad väljad:

Kiirkaart / Väli	Selgitus
Üldine
Lubatud	Aktiveerib teenuse ning loob automaatse andmevahetuse jaoks vajalikud Tööjärjekorra kanded.
Võtmekasutaja	Tema rollikeskuse teatistesse saadetakse automaatsete andmevahetustööde käigus tekkivad vead, mis vajavad lahendamist.
Tegevuse logimine	Määrab, millise detailsusega peetakse andmevahetuse tegevuste logi. Testperioodil on soovitav kasutada valikut „Tegevuse teade ja XML sõnumid“, et saada probleemide lahendamiseks maksimaalselt infot. Logitud teated ja sõnumid on vaadeldavad lehel Tegevuse logi.
Aktiveeri Peppol (Finbite) Aktiveeri roaming	Aktiveerib e-arvete saatmise läbi Peppoli. Kliendi kaardil tuleb määrata vastav PeppolId. Aktiveerib rahvusvaheliste e-arvete saatmise. Kliendi kaardil saab määrata vastava kanali (channelId) ning kanali aadressi (channelAddress).
Ühendus	Ühenduse vaikeväärtuste seadistamiseks saate kasutada tegevust Taasta URLide vaikeväärtused.
Teenuse URL	Finbite puhul leiate selle arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga.
Teenuse nimeruumi URL	Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta.
SOAP nimeruumi URL	Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta.
Autentimisfraas (Finbite puhul)	Leiate selle Finbite arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga.
Kasutajanimi (Unifiedposti puhul)	Täpsustage Unifiedpost’ist.
Parool (Unifiedposti puhul)	Täpsustage Unifiedpost’ist.
Põhiandmed (Unifiedpost puhul)
Saada ühes PR kontoga tähis kohustuslik dim. nõue	Määratleb kas ühes PR Kontodega saadetakse ka Tähis kohustuslik dimensioonid, mis Fitekin-is määratakse kohustuslikeks kuluobjektideks vastavale kontole.
Kustuta kasutamata põhiandmed uute saatmisel	Määratleb, kas kasutamata Kontod/Dimensiooniväärtused/Hankijad kustutatakse FitekIn-ist enne uute andmete lisamist.

Dokumendid (Finbite puhul)
Võta arved muudetud alates	Dokumendivahetuse sisemine järjehoida. Mittemuudetav.
Võta arved, mis on	Määrab, millise olekuga ostuarved laetakse BC-sse: a) Töödeldud - st peale nende töötlemist Finbite arvehalduses. b) Vastu võetud - st kohe peale arve saabumist Finbite-i. c) Kinnitatud - st peale arve kinnitamist Finbites.
Võta arve manused	Määrab, kas võetakse e-arvega kaasasolevad manused. „Põhimanus“ on üljuhul arve PDF kujul.

Ühenduse testimiseks kasutage tegevust Testi ühendust.

Tööjärjekorra kanded

Teenuse aktiveerimisel luuakse automaatse andmevahetuse jaoks Tööjärjekorra kanded. Tööjärjekorra kannete vaatamiseks klikkige teenuse seadistuses Tööjärjekorra kanded.

Tööjärjekorra kanne	Parameetrijada	Selgitus
Saada PR kontod	SEND-ACC	Saadab PR kontod, millel on märge Saada Finbite/FitekIn.
Saada dimensioonid	SEND-DIM	Saadab dimensioonid, millel on märge Saada Finbite/FitekIn.
Saada hankijad	SEND-VEND	Saadab hankijad millel on märge Saada Finbite/FitekIn. Ainult Finbite - saab põhiandmetena saata ka kliente.
Võta ostuarved	GET-PINV	Võtab operaatori serverist ostuarved ning salvestab need tabelisse Sissetulevad dokumendid.
Saada kont. ostuarvete nr.	SEND-PINV-NO	Saadab konteeritud ostuarve numbri Finbitest tulnud sissetulevatele dokumentidele.
Saada järjek. müügiarved	SEND-SINV	Saadab müügiarved, mille E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“. Kliendil peab olema Dokumendi saatmise profiil, millel on seadistatud Eesti e-arve.

Seadistage töödele soovitud sagedus ning aktiveerige iga töö tegevusega Sea olekuks Valmis. Käsitsi saab andmevahetuse tegevusi käivitada Finbite (Omniva) dokumendivahetusteenuse seadistuse või Unifiedpost (FitekIn) dokumendivahetusteenuse seadistuse toimingute ribalt.

Andmevahetustegevuste logi

Kõik andmevahetuse tegevused logitakse. Tõrgete korral aitavad need teid probleemi lahendamisel. Andmevahetustegevuste logi sissekanded lingitakse andmetega järgnevalt:

Andmekirje / Leht	Andmevahetustegevus
Finbite (/Unifiedpost) dokumendivahetusteenuse seadistus	-Kontoplaani ja dimensioonide saatmine -Hankijate ja klientide saatmine -Ostuarvete vastuvõtmine
Sissetulev dokument	-Ostuarvega seotud manuste vastuvõtmine -Konteeritud ostuarve nr. saatmine
Konteeritud müügiarve ( või kreeditarve)	-Müügiarve saatmine

Logi sissekannete vaatamiseks klikkige seadistusel või dokumendil Tegevuse logi.

E-arvete vastuvõtmine

E-arvete vastuvõtmine on tavaliselt seadistatud automaatseks tegevuseks. Selle kontrollimiseks avage Finbite (/Unifiedpost) dokumendivahetusteenuse seadistus, veenduge, et see on Lubatud ning klikkige Tööjärjekorra kanded. Avage töö „Võta ostuarved“ ning veenduge, et see on seadistatud ja töötab nii nagu soovite.

Juhul, kui soovite arvete vastuvõtmist kävitada käsitsi, saate seda teha teenuse seadistuse lehel tegevusega Võta ostuarved.

Vastu võetud e-arved salvestatakse tabelisse Sissetulevad dokumendid.

E-arvete salvestamine ostuarveks

Lahenduse funktsionaalsust (sh ostuarveks salvestamisel ning loodud arve ridade info hoidmisel) saab juhtida Ostude ja ostuv. seadistus lehel:

• Sektsioonis Vaikekontod saab seadistada pearaamatu konto, mida süsteem kasutab arveridadele konto määramisel (vt all loogika punkt 5)
• Sektsioonis Eesti e-arvete seaded saab:
  • Üldine:
    • Aktiveerida kaupade tuvastamise funktsionaalsuse (vt all loogika punkt 2)
    • Aktiveerida allahindluste tuvastamise funktsionaalsuse (vt all loogika punkt 7)
    • Teha osturea andmete säilitamise määrangud (vt all Osturea andmete säilitamise määrangud)
  • Automatne ümardamine:
    • Määrata automaatseks ümarduseks lubatud maksimaalse arve erinevuse kohalikus valuutas. Kui selles piires leitakse arve summa erinevus (sissetulevatest dokumentidest ostuarve loomisel), siis luuakse arvele lisarida, kasutades väljal “Arve ümardamise konto” määratud PR kontot
      • Lisaks tuleks “Pearaamatu seadistuses” määrata “Max lubatud KM erinevus”, sest seda kasutatakse automaatseks KM erinevuste korrigeerimiseks (tavaliselt tekib arve summa vahe just tänu käibemaksu erinevusele)
    • Määrata PR konto, mida kasutatakse arve automaatsel ümardamisel:
      • Valitud kontol peaks kontoplaanis olema täidetud “Üld. toote konteeringurühm” ja “KM toote konteeringurühm”
      • “KM konteerimise seadistuses” peaks vastava “KM toote konteeringurühm” ridadel olema 0 (null) määranguga “KM %” (et automaatselt lisatav ümarduse rida ei tekitaks omakorda KM summa erinevust)

Protsess:

Avage Sissetulevad dokumendid. Valige saabunud e-arve, mille soovite salvestada ostuarveks ning klikkige Loo dokument.

Kui tegevus ebaõnnestus, siis vaadake Sissetuleva dokumendi kiirkaarti Tõrked ja hoiatused.

Automaatseks ostuarve loomiseks tuleks seadistada BC töövoog, kasutades malli Sissetulevate dokumentide edastuse töövoog (Incoming Document Exchange Workflow).

E-arvest ostuarve loomisel kasutatakse järgnevat loogikat:

1. Hankija tuvastatakse järgmises järjekorras:
   a) BC Hankija koodi alusel (XML-is “UniqueCode” tag)
   b) Registreerimisnumbri alusel
   c) KM Koodi alusel
   d) Nime alusel (süsteem otsib täpset vastet XML-is olevale hankija nimele)
   Hankija puudumisel on võimalus hankija automaatselt luua (eeldusel, et Riigid/regioonid tabelis on seadistatud Uue hankija mall) aga see ei ole soovituslik.
   Finbite-ist tulevatel ostuarvel saab riigi määranguks olla “EE”, “LT”, “LV” või “ZZ”, kus viimane tähistab kõiki ülejäänud riike. Seega tuleks luua Riigid/regioonid tabelisse välishankijat tähistav nn virtuaalne riik tähisega “ZZ”.
2. Kaubad tuvastatakse ainult juhul kui Aktiveeri kaupade tuvastamine e-arvelt on aktiveeritud Ostu ja ostuv. seadistus lehel.
   Kaubad tuvastatakse järgmises järjekorras:
   a) BC kauba nr. (BuyerProductId tagis oleva koodi alusel)
   b) EAN (esmalt GTIN kauba kaardil, seejärel vöötkood ristviidetes)
   c) Müüja kauba kood (esmalt ristviidetes, seejärel vaadatakse, kas vastavat BC kauba nr. leidub (kuna Finbite-is käsitsi loodud kaubad saadetakse ka kui SellerProductId))
   
3. Kulukontod ja dimensioonid võetakse e-arvest juhul, kui need on seal olemas – st. eelkonteerimine on tehtud operaatori arvehalduskeskkonnas.
4. Kui konto e-arvel puudub, siis kasutatakse Vastenda tekst kontoks funktsionaalsust, kust kõigepealt otsitakse e-arve rea kirjeldusele vastet ning kui seda ei leita, siis hankija nimele vastavat seadistust. NB! Vastendamises on lubatud filtri kujul seadistused.
5. Viimases järjekorras kasutatakse Ostu ja ostuv. seadistus lehel, Vaikekontod kiirkaardil määratud vaikekontosid.
6. KM toote konteeringurühm võetakse e-arvelt (juhul, kui see on seal olemas). Viimase puudumisel kasutatakse leitud kauba või PR konto vastavat määrangut.
   NB! Kui e-arvel on väiksem KM %, kui kauba või PR konto KM toote konteeringurühmal, leiab süsteem esimese KM toote konteeringurühma (kombinatsioonis hankija pealt tuleva KM äri konteeringurühmaga), millel on sama KM % kui e-arve real, ning kasutab seda.
7. Allahindlus lisatakse arvereale ainult juhul kui Aktiveeri allahindluste tuvastamine e-arvelt on aktiveeritud Ostu ja ostuv. seadistus lehel ja kui e-arvel on allahindluse info leitav ning kui lisatud info läbib kontrollid (nt rea summa miinus rea allahindlus peab võrduma e-arve SumBeforeVAT summaga).

Osturea andmete säilitamise määrangud

Väli	Valikud ning selgitus
Säilita kirjeldus ning ühiku hind	Sellest määratlusest sõltub, kas peale muudatust ostuarve rea väljadel Nr. või Asukoha tähis säilitatakse muudatuse eelne info väljadel: Kirjeldus/Märkus, Mõõtühiku tähis, Otsene ühikukulu, Rea hinnaalandi summa a) Ei (BC Standardloogika) - st toimib Business Centrali standardloogika ehk nt PR Konto muutmisel kustub info ülaloetletud väljadelt. b) e-arve ridadel - st kui arverida on XML-ist loodud, siis nt PR Konto muutmisel ei kao info ülaloetletud väljadelt. c) kõikidel ridadel - st vahet pole, kas arverida pärineb e-arvelt või on käsitsi sisestatud, igal juhul ei kao info ülaloetletud väljadelt, kui muudetakse real välja Nr. või Asukoha tähis. NB! Kui on tehtud valik b) või c), siis lahendus ei luba muuta rea tüüpi (nt PR Konto asemele panna Kaup). Soovides rea tüüpi muuta, tuleks esmalt luua uus rida soovitud andmetega ning seejärel e-arvelt tekkinud rida kustutada.
Rea dimensioonide muutmise loogika	Sellest määratlusest sõltub, kuidas peale muudatust ostuarve rea väljadel Nr., Projekti nr, Projekti ülesande nr. muutuvad rea dimensioonid. a) Vaikedimensioonid (BC Standard) - st toimib nagu seni, ehk real olevad dimensioonid sõltuvad sellest millised vaikedimensioonid reale tulevad. b) Küsi kasutajalt - st iga muudatusega ülalloetletud väljadel kontrollitakse, kas dimensioonikogumi ID on muutunud ning kui on, siis küsitakse kasutajalt, kas muuta dimensioonid vastavalt vaikedimensioonide väärtustele. Kui kasutaja vastab Jah, siis muutuvad dimensioonid nagu valikuga a) ning kui vastab Ei, siis dimensioonid ei muutu. c) Säilita e-arve ridadel - st juhul kui arverida on XML-ist loodud, siis lahendus säilitab enne muudatuse tegemist real olnud dimensiooniväärtused.

E-arvete saatmine

Kui soovite kliendile saata arveid e-arvena, avage kliendi kaart ning määrake vastav Dokumendi saatmise profiil.

Rahvusvaheliste e-arvete saatmiseks aktiveerige Finbite-i tarbeks Peppol või Unifiedpost-i tarbeks roaming. Lisaks vaja Kliendi kaardil täita:

Väli	Selgitus
Kanal (ChannelId)	Määratleb Unifiedposti jaoks rahvusvahelise kliendi kanali ID (nt PEPPOL, fEAb, INEX, ERIGA). Väärtus lisatakse XML-is Invoice tagi atribuudina channelId.
PeppolId või Channel-i aadress	Määratleb Finbite jaoks kliendi Peppoli ID (nt 0192:979920261), mida kasutatakse XML-is PartyEN laienduses. Unifiedposti jaoks aga määratleb kliendi rahvusvahelise kanali aadressi (sh PeppolId ning selle saab kliendi käest või soome puhul vt. https://verkkolaskuosoite). Väärtus lisatakse XML-is Invoice tagi atribuudina channelAddress.

Kui e-arve profiil puudub, avage Dokumendi saatmise profiilid ning looge uus profiil:

Väli	Väärtus / Selgitus
Tähis	“E-ARVE”
Kirjeldus	“E-arve”
Eesti e-arve	Valige oma operaator
Saada Eesti e-arve automaatselt	Konteeritud arve E-arve olek saab väärtuse “Ootab saatmist” ja saadetakse Tööjärjekorra tööga “Saada järjekorras müügiarved”
Finbite kättetoimetamisviis	Valige sobiv (vaikeväärtus tühi tähendab, et kanali otsustab Finbite). NB! Kui valikuks on Pank, siis edastatakse serviceId-na konteeritud arvelt makse viitenumber ning channelId-na maksja kliendikaardilt eelistatud pangakonto IBAN.
Finbite arvehaldus	Kas müügiarve läheb kohe kliendile või esmalt Finbite arvehaldusesse (viimases tuleb siis manuaalselt müügiarve kliendile edasi saata).

E-arve saatmiseks kasutage arvel tegevust Konteeri ja saada või juba konteeritud arvel tegevust Saada.
Kui kliendile on määratud dokumendi saatmise profiil, kus aktiveeritud “Saada Eesti e-arve automaatselt”, siis saadetakse e-arved tööjärjekorraga ka lihtsalt tegevust Konteeri kasutades.

Saatmise oleku kohta annab infot konteeritud arve väli E-arve olek:

Väärtus	Selgitus
Ootab saatmist	Dokumenti ei ole veel ära saadetud aga seda teeb hiljem tööjärjekord (kui viimane on aktiveeritud).
Saatmistõrge	Dokumendi saatmisel tekkis tõrge.
Saadetud Finbite	Dokument on saadetud e-arve operaatorile Finbite.
Saadetud Unifiedpost	Dokument on saadetud e-arve operaatorile Unifiedpost.

Saatmata e-arveid saadab perioodiliselt tööjärjekorra töö „Saada järjek. müügiarved“.

Töö saadab arveid, mis vastavad järgnevatele tingimustele:

• arve E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“
• kliendi Dokumendi saatmise profiili valik Eesti e-arve on täidetud.

Juhul, kui arve saatmisel on tõrge, mida ei ole võimalik lahendada, siis on soovitav peatada arve saatmiskatsed.
Selleks klikkige arve väljal E-arve olek, mis avab andmevahetustegevuste logi. Logi sulgemisel saate valida, kas soovite saatmise peatada.

Põhiandmete saatmine

Finbite arvehaldusesse ja FitekIn-i on võimalik saata järgmised põhiandmed:

• PR kontod
• Dimensioonid
• Hankijad (ja kliendid (ainult Finbite))

Vastavates registrites tuleb märkida on väli Saada Finbite/FitekIn nendele kirjetele, mida soovite Finbite-i edastada.
Andmete saatmiseks ühekordselt avage vastav Dokumendivahetusteenuse seadistus ning käivitage Toimingud -> Põhiandmed alt vastav tegevus:

• Saada PR kontod
• Saada dimensioonid
• Saada hankijad (ja kliendid)

Andmeid saadetakse perioodiliselt, kui teil on seadistatud ja töötavad vastavad tööjärjekorra kanded.

---

Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust ühega partneritest:

http://www.dynamicspartners.ee