Eesti e-arved - Kasutusjuhend
Eesti e-arve lahendus võimaldab teil vahetada e-arveid oma äripartneritega. Eeldusena peate olema sõlminud operaatorlepingu Omniva’ga või Fitek’iga.
Sisukord
- Teenuse seadistamine
- Tööjärjekorra kanded
- Andmevahetustegevuste logi
- E-arvete vastuvõtmine
- E-arvete salvestamine ostuarveks
- E-arvete väljastamine
- PR kontode ja dimensioonide väljastamine
Teenuse seadistamine
Avage Omniva dokumendivahetusteenuse seadistus või Fitek dokumendivahetusteenuse seadistus ning seadistage järgnevad väljad:
| Kiirkaart / Väli | Selgitus |
|---|---|
| Üldine | |
| Lubatud | Aktiveerib teenuse ning loob automaatse andmevahetuse jaoks vajalikud Tööjärjekorra kanded. |
| Võtmekasutaja | Tema rollikeskuse teatistesse saadetakse automaatsete andmevahetustööde käigus tekkivad vead, mis vajavad lahendamist. |
| Tegevuse logimine | Määrab, millise detailsusega peetakse andmevahetuse tegevuste logi. Testperioodil on soovitav kasutada valikut „Tegevuse teade ja XML sõnumid“, et saada probleemide lahendamiseks maksimaalselt infot. Logitud teated ja sõnumid on vaadeldavad lehel Tegevuse logi. |
| Ühendus | Ühenduse vaikeväärtuste seadistamiseks saate kasutada tegevust Taasta URLide vaikeväärtused. |
| Teenuse URL | Omniva puhul leiate selle arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga. |
| Teenuse nimeruumi URL | Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta. |
| SOAP nimeruumi URL | Vaikeväärtust ei ole vaja üldjuhul muuta. |
| Autentimisfraas (Omniva puhul) | Leiate selle Omniva arvete halduse keskkonnast Üldinfo->Seaded->Andmevahetus ERP-ga. |
| Kasutajanimi (Fiteki puhul) | Täpsustage Fitek’ist. |
| Parool (Fiteki puhul) | Täpsustage Fitek’ist. |
| Dokumendid (Omniva puhul) | |
| Võta arved muudetud alates | Dokumendivahetuse sisemine järjehoida. Mittemuudetav. |
| Võta arved, mis on | Määrab, kas arved laetakse NAV-i kohe peale nende saabumist või alles peale nende töötlemist Omniva arvehalduses. |
| Võta arve manused | Määrab, kas võetakse e-arvega kaasasolevad manused. „Põhimanus“ on üljuhul arve PDF kujul. |
Ühenduse testimiseks kasutage tegevust Testi ühendust.
Tööjärjekorra kanded
Teenuse aktiveerimisel luuakse automaatse andmevahetuse jaoks Tööjärjekorra kanded. Tööjärjekorra kannete vaatamiseks klikkige teenuse seadistuses Tööjärjekorra kanded.
| Andmevahetuse töö | Selgitus |
|---|---|
| Saada PR kontod | Saadab PR kontod, millel on märge Saada Omnivasse. |
| Saada dimensioonid | Saadab dimensioonid, millel on märge Saada Omnivasse. |
| Võta ostuarved | Võtab operaatori serverist ostuarved ning salvestab need tabelisse Sissetulevad dokumendid. |
| Saada kont. ostuarvete nr. | Saadab konteeritud ostuarve numbri Omnivast tulnud sissetulevatele dokumentidele. |
| Saada järjek. müügiarved | Saadab müügiarved, mille E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“. Kliendil peab olema Dokumendi saatmise profiil, millel on seadistatud Eesti e-arve. |
Seadistage töödele soovitud sagedus ning aktiveerige iga töö tegevusega Sea olekuks Valmis. Käsitsi saab andmevahetuse tegevusi käivitada Omniva dokumendivahetusteenuse seadistuse või Fitek dokumendivahetusteenuse seadistuse toimingute ribalt.
Andmevahetustegevuste logi
Kõik andmevahetuse tegevused logitakse. Tõrgete korral aitavad need teid probleemi lahendamisel. Andmevahetustegevuste logi sissekanded lingitakse andmetega järgnevalt:
| Andmekirje / Leht | Andmevahetustegevus |
|---|---|
| Omniva (/Fitek) dokumendivahetusteenuse seadistus | -Kontoplaani ja dimensioonide saatmine -Ostuarvete paketi vastuvõtmine |
| Sissetulev dokument | -Ostuarvega seotud manuste vastuvõtmine -Konteeritud ostuarve nr. saatmine |
| Konteeritud müügiarve ( või kreeditarve) | -Müügiarve saatmine |
Logi sissekannete vaatamiseks klikkige seadistusel või dokumendil Tegevuse logi.
E-arvete vastuvõtmine
E-arvete vastuvõtmine on tavaliselt seadistatud automaatseks tegevuseks. Selle kontrollimiseks avage Omniva (/Fitek) dokumendivahetusteenuse seadistus, veenduge, et see on Lubatud ning klikkige Tööjärjekorra kanded. Avage töö „Võta ostuarved“ ning veenduge, et see on seadistatud ja töötab nii nagu soovite.
Juhul, kui soovite arvete vastuvõtmist kävitada käsitsi, saate seda teha teenuse seadistuse lehel tegevusega Võta ostuarved.
Vastu võetud e-arved salvestatakse tabelisse Sissetulevad dokumendid.
E-arvete salvestamine ostuarveks
Avage Sissetulevad dokumendid. Valige saabunud e-arve, mille soovite salvestada ostuarveks ning klikkige Loo dokument.
Kui tegevus ebaõnnestus, siis vaadake Sissetuleva dokumendi kiirkaarti Tõrked ja hoiatused.
E-arvest ostuarve loomisel kasutatakse järgnevaid vastendusreegleid:
- Hankija tuvastatakse Registreerimisnumbri alusel. Hankija puudumisel on võimalus hankija automaatselt luua aga see ei ole soovituslik.
- Kulukontod ja dimensioonid võetakse e-arvest juhul, kui need on seal olemas – st. konteerimine on tehtud operaatori arvehalduskeskkonnas.
- Kui konto e-arvel puudub, siis kasutatakse Vastenda tekst kontoks funktsionaalsust, kust kõigepealt otsitakse e-arve rea kirjeldusele vastavat seadistust ning, kui seda ei leita, siis hankija nimele vastavat seadistust. NB! Vastendamises on lubatud filtri kujul seadistused.
- Viimases järjekorras kasutatakse Ostu ja ostuv. seadistus lehel kiirkaardil Andmevahetus kirjeldatud vaikekontosid.
E-arvete väljastamine
Kui soovite kliendile väljastada arveid e-arvena, avage kliendi kaart ning määrake vastav Dokumendi saatmise profiil.
Kui e-arve profiil puudub, avage Dokumendi saatmise profiilid ning kirjeldage uus profiil:
| Väli | Väärtus / Selgitus |
|---|---|
| Tähis | “E-ARVE” |
| Kirjeldus | “E-arve” |
| Eesti e-arve | Valige oma operaator |
| Omniva kättetoimetamisviis | Valige sobiv |
E-arve saatmiseks kasutage arvel tegevust Konteeri ja saada või juba konteeritud arvel tegevust Saada.
Saatmise oleku kohta annab infot konteeritud arve väli E-arve olek:
| Väärtus | Selgitus |
|---|---|
| Saatmata | Dokumenti ei ole kasutaja poolt saadetud ja seda ei saada hiljem ka tööjärjekord. |
| Saatmise tõrge | Dokumendi saatmisel tekkis tõrge. |
| Saadetud Omnivasse | Dokument on saadetud Omnivasse. |
| Saadetud Fitekisse | Dokument on saadetud Fitekisse. |
Saatmata e-arveid saadab perioodiliselt tööjärjekorra töö „Saada järjek. müügiarved“.
Töö saadab arveid, mis vastavad järgnevatele tingimustele:
- arve E-arve olek on „Ootab saatmist“ või „Saatmise tõrge“
- kliendi Dokumendi saatmise profiili valik Eesti e-arve on täidetud.
Juhul, kui arve saatmisel on tõrge, mida ei ole võimalik lahendada, siis on soovitav peatada arve saatmiskatsed. Selleks klikkige arve väljal E-arve olek, mis avab andmevahetustegevuste logi. Logi sulgemisel saate valida, kas soovite saatmise peatada.
PR kontode ja dimensioonide väljastamine
PR konto kaardil ja lehel Dimensioonid on väli Saada Omnivasse. Märkige see neile kontodele ja dimensioonidele, mida soovite Omnivasse edastada. Andmete saatmiseks ühekordselt avage Omniva dokumendivahetusteenuse seadistus ning käivitage tegevused Saada PR kontod ja Saada dimensioonid. Andmeid saadetakse perioodiliselt, kui teil on seadistatud ja töötavad vastavad tööjärjekorra kanded.
Täpsema info saamiseks, palun võtke ühendust ühega partneritest: